PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH W QSG POLAND SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Z SIEDZIBĄ W TYCHACH

Rozdział I. Postanowienia ogólne

§ 1

Procedura zgłoszeń wewnętrznych, zwana dalej Procedurą, określa wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

§ 2

Ilekroć w niniejszym Procedurze jest mowa o:

1) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte w QSG Poland sp. z o.o. w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia,

2) działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście,

3) informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenia, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w QSG Poland sp. z o.o., w którym sygnalista uczestniczył podczas procesu rekrutacji albo innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa,

4) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i przyczyn takich działań,

5) kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy albo innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych,

6) organie publicznym - należy przez to rozumieć organ administracji publicznej, który ustanowił procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinie objętej zakresem działania tego organu,

7) osobie, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa jest powiązana,

8) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,

9) osobie związanej z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty,

10) oddziale - należy przez to rozumieć poszczególne oddziały QSG Poland sp. z o.o. ujawnione w Rejestrze Przedsiębiorców KRS,

11) podmiocie prawnym - należy przez to rozumieć QSG Poland spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Tychach (zwaną w Procedurze: QSG) i wszystkie jej oddziały,

12) pracownikowi - należy przez to rozumieć osobę fizyczną zatrudnioną na podstawie umowy o pracę,

13) sygnaliście - należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną lub współpracującą z QSG Poland sp. z o.o., niezależnie od zajmowanego stanowiska, pełnionej funkcji czy formy zatrudnienia bądź współpracy, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą,

14) ujawnieniu publicznym - należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do publicznej wiadomości,

15) ustawie - należy przez to rozumieć przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz.928),

16) zgłoszeniu - należy przez to rozumieć pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie,

17) zgłoszeniu wewnętrznym - należy przez to rozumieć pisemne przekazanie QSG Poland sp. z o.o. informacji o naruszeniu prawa,

18) zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa,

§ 3

Procedura ma zastosowanie do osób fizycznych, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa, w zakresie opisanym w § 6 ust. 2 i ust. 3 uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym przede wszystkim do:

  1. pracowników, w tym takich, których stosunek pracy został zakończony,
  2. osób ubiegających się o zatrudnienie, które powzięły informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
  3. osób świadczących pracę na innej podstawie prawnej aniżeli stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  4. przedsiębiorców świadczących usługi na rzecz QSG,
  5. osób świadczących pracę pod nadzorem i kierownictwem podmiotów wskazanych w pkt 4,
  6. wolontariuszy i praktykantów.

§ 4

  1. Procedura przyjmowania zgłoszeń dotyczy wyłącznie ustnych lub pisemnych zgłoszeń i nie obejmuje możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych.
  2. W przypadku wpłynięcia zgłoszenia anonimowego pozostawia się je bez rozpoznania.

§ 5

  1. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
  2. Zakazane jest świadome składanie fałszywych zgłoszeń, tj. błędnych lub nieprawdziwych albo takich, co do których zgłaszający wie, że nie doszło do naruszenia prawa (tzw. zgłoszenie w złej wierze).
  3. Osoba dokonująca zgłoszenia w złej wierze nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze i ustawie, a nadto może być pociągnięta do odpowiedzialności porządkowej przewidzianej w Kodeksie Pracy. Nadto zachowanie takie może traktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych oraz wiązać się z odpowiedzialnością na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
  4. Sygnalista może być zobowiązany do zapłaty odszkodowania albo zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych osoby, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę.

Rozdział II. Przedmiot zgłoszenia.

§ 6

  1. W ramach niniejszej Procedury rozpatrzeniu podlegają wyłącznie naruszenia prawa określone w ust. 2 i ust. 3
  2. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
  1. korupcji,
  2. zamówień publicznych,
  3. usług, produktów i rynków finansowych,
  4. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
  5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
  6. bezpieczeństwa transportu,
  7. ochrony środowiska,
  8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
  9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
  10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
  11. zdrowia publicznego,
  12. ochrony konsumentów,
  13. ochrony prywatności i danych osobowych,
  14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
  15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
  16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
  17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt a)-p)

Rozdział III. Zasady dokonywania zgłoszeń wewnętrznych.

§ 7

  1. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych zostanie wyznaczona przez Zarząd QSG odrębnym zarządzeniem, stanowiącym każdorazowo załącznik do Procedury.
  2. Sygnalista może dokonać zgłoszenia w następujący sposób:
  1. elektronicznie – za pośrednictwem poczty elektronicznej wysłanej na adres: wojciech.strzelecki@qsgpoland.com
  2. pisemnie, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Poufne” albo „Sygnalista”, złożonej w sekretariacie QSG (sekretariat zarządu) albo nadanej drogą pocztową na adres siedziby QSG. Na kopercie nie muszą być umieszczone dane sygnalisty, w tym jego imię i nazwisko,
  3. ustnie, za pośrednictwem linii telefonicznej,
  4. ustnie podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego za zgodą sygnalisty.
  1. Zgłoszenie ustne dokonane w sposób określony w ust. 2 c) i d) jest dokumentowane odpowiednio w formie protokołu rozmowy albo protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia, zatwierdzenia i podpisania każdego z protokołów.
  2. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy osoby, o której mowa w ust. 1, może ono zostać złożone bezpośrednio na ręce członka Zarządu QSG, a w razie złożenia go w taki sposób, że trafi do rąk osoby wskazanej w ust. 1, osoba ta niezwłocznie przekaże zgłoszenie Zarządowi QSG bez podejmowania jakichkolwiek działań związanych ze zgłoszeniem.
  3. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych jest zobowiązana do ochrony danych osobowych sygnalisty, w tym jego tożsamości, oraz innych osób, których dane osobowe są przetwarzane w związku z podjętymi działaniami następczymi oraz zachowania poufności co do wszelkich działań związanych z przyjętymi zgłoszeniami wewnętrznymi. Nadto osoba taka jest obowiązana bezterminowo do zachowania w tajemnicy wszystkich okoliczności stanowiących przedmiot zgłoszenia wewnętrznego, chyba że zostało ono również ujawnione publicznie.
  4. Ujawnienie tożsamości sygnalisty może nastąpić wyłącznie na podstawie wyraźnej i własnoręcznie podpisanej zgody wyrażonej w zgłoszeniu albo późniejszych dokumentach. Jakiekolwiek wątpliwości co do przekazanej zgody będą traktowane jako brak takiej zgody.

§ 8

  1. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w zakresie wykonywania obowiązków wynikających z Procedury działa całkowicie niezależnie od Zarządu QSG. Żadna osoba, w tym członek Zarządu QSG nie ma prawa wpływać w jakikolwiek sposób na wykonywanie obowiązków przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, w tym wydawać mu poleceń, instrukcji ani wpływać na sposoby jego pracy w zakresie rozpatrywanych zgłoszeń.
  2. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych jest zobowiązana wykonywać czynności wynikające z Procedury w sposób sumienny i z zachowaniem należytej staranności.

§ 9

  1. Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz zawierać co najmniej następujące informacje: datę (choćby przybliżoną) oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa albo datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa; dane sygnalisty oraz innych osób, które mają albo mogą mieć z nim związek; wskazanie osoby, osób lub placówki, której dotyczy zgłoszenie; opis sytuacji lub okoliczności dających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa i innych informacji związanych ze zgłoszeniem, w tym także ewentualne dowody mogące być pomocne w rozpatrywaniu zgłoszenia.
  2. Oprócz elementów wskazanych w ust. 1 zgłoszenie winno zawierać wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, zapewniającego zachowanie poufności sygnalisty i innych osób wymienionych w zgłoszeniu. Zaleca się aby w przypadku poczty elektronicznej nie stosować adresów e-mail przydzielonych pracownikom przez QSG.

§ 10

  1. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych zobowiązana jest do potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
  2. Obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia nie podał adresu do kontaktu (w tym adresu poczty elektronicznej).

§ 11

  1. Przed merytorycznym rozpatrzeniem zgłoszenia osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia pod kątem przedmiotowej zgodności zgłoszenia określonej w § 6 ust. 2 i ust. 3.
  2. Osoba wskazana w ust. 1 może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku gdy:
  1. zgłoszenie w stopniu oczywistym jest niewiarygodne lub nieprawdziwe,
  2. niemożliwe jest pozyskanie informacji dla merytorycznego rozpatrzenia zgłoszenia,
  3. zgłoszenie jest anonimowe.

§ 12

  1. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych dokonuje weryfikacji zasadności zgłoszenia, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.
  2. W razie konieczności osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych może wzywać do złożenia wyjaśnień sygnalistę oraz pracowników i współpracowników mających bądź mogących mieć wiedzę w zakresie objętym przedmiotem zgłoszenia.
  3. Przy weryfikacji zgłoszenia i informacji w nim zawartych osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych może, o ile będzie to uzasadnione stanem faktycznym, zwracać się o opinie do specjalistów i niezależnych konsultantów.
  4. Ustalenia czynione przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych utrwalane są w formie protokołu.
  5. Po zakończeniu postępowania mającego na celu weryfikację zgłoszenia i ustalenia stanu faktycznego osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia – potwierdzając prawdziwość informacji o naruszeniu prawa zawartych w zgłoszeniu albo co do niezasadności zgłoszenia – w razie nie potwierdzenia prawdziwości informacji.
  6. W przypadku uznania zgłoszenia za zasadne osoba, o której mowa w ust. 5 występuje do Zarządu QSG z wnioskami dotyczącymi podjęcia działań zmierzających do usunięcia uchybień wskazanych w zgłoszeniu albo wydaje rekomendację co do zasadności wprowadzenia działań naprawczych bądź zapobiegawczych mających na celu wyeliminowanie w przyszłości zachowań podobnych do opisanych w zgłoszeniu. W razie ustalenia, iż naruszenie którego dotyczy zgłoszenie wypełnia znamiona czynu zabronionego albo należy do kompetencji i zadań innego organu administracji publicznej osoba ta występuje do Zarządu QSG o złożenia odpowiednio zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa bądź wystąpienia do takiego organu władzy.
  7. Sygnalista otrzymuje informację zwrotną w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Rozdział IV. Ochrona Sygnalisty. Zakaz działań odwetowych

§ 13

  1. Wobec sygnalisty dokonującego zgłoszenia wewnętrznego albo zewnętrznego obowiązuje bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych pod warunkiem, że zgłoszenie dokonane jest w dobrej wierze, przy czym nie istotnym jest, czy postępowanie wyjaśniające potwierdziło zaistnienie naruszenie prawa albo nieprawidłowości miały miejsce. Na równi z zakazem działań odwetowych ustala się próbę lub groźbę podjęcia takich działań.
  2. Ochrona sygnalisty dotyczy w szczególności praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy oraz norm prawnych regulujących ten stosunek pracy, kształcenia i doskonalenia zawodowego, warunków pracy oraz wynagrodzenia i świadczeń dodatkowych, oceny zawodowej, odpowiedzialności dyscyplinarnej i porządkowej, a także rozwiązania stosunku pracy.
  3. Działaniem odwetowym może być w szczególności jakiekolwiek działanie o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym albo powodującym niesprawiedliwe i nierówne w stosunku do innych pracowników traktowanie sygnalisty.

Rozdział V. Rejestr zgłoszeń

§ 14

  1. QSG prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Wpis do rejestru następuje na podstawie dokonanego zgłoszenia.
  2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje w szczególności: numer zgłoszenia, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych oraz datę zakończenia sprawy.
  3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Przez okres wskazany w ust. 1 przechowywane są także wszystkie dokumenty dotyczące zgłoszenia wewnętrznego objęte informacjami zawartymi w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

Rozdział VI. Zgłoszenia zewnętrzne.

§ 15

  1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego, nawet bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
  2. Zgłoszenie zewnętrzne jest dokonywane wobec Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
  3. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie, w tym w postaci papierowej albo elektronicznej.
  4. Szczegółową procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny, w tym m. in. procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz sposób ich rozpatrywania określa każdy z tych organów.

Rozdział VII. Zasady ochrony danych osobowych

§ 16

  1. Dane osobowe sygnalisty oraz osób, których zgłoszenia dotyczą (potencjalni sprawcy, świadkowie, pokrzywdzeni) chronione są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z RODO i ustawą o ochronie danych osobowych. Administrator danych osobowych zapewnia adekwatny poziom ochrony danych osobowych sygnalistów.
  2. Administratorem danych osobowych sygnalistów oraz innych danych osobowych zawartych w zgłoszeniu jest osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

Rozdział VIII. Postanowienia końcowe

§ 17

  1. Procedura zostaje przyjęta uchwałą Zarządu QSG sp. z o.o. po odbyciu konsultacji z przedstawicielami pracowników. Każdorazowa jej zmiana wymaga odrębnej uchwały.
  2. Procedura jest ogólnodostępna w sekretariacie Zarządu QSG oraz w sekretariatach poszczególnych oddziałów. Na mailowe lub pisemne zgłoszenie Procedura jest przesyłana osobie zainteresowanej za pośrednictwem poczty elektronicznej.
  3. Wszyscy pracownicy powinni zostać zapoznani z Procedurą i potwierdzić ten fakt na piśmie. Osobom biorącym udział w procedurze rekrutacyjnej udostępnia się do wglądu treść Procedury wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy; zapoznanie się z Procedurą poświadczają na piśmie.
  4. Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r., za wyjątkiem postanowień rozdziału VI, które wchodzą w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.